Minggu, 07 Maret 2010

KOMUNIKASI DALAM BISNIS

PENDAHULUAN

Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang berkomunikasi dengan sesamanya melalui berbagai media komunikasi yang berbentuk media elektronik maupun media non-elektronik. Media elektronik yang lazim dikenal adalah media audio-visual (televise), intercom, internet, teleconference, videoconference, telepon biasa (fixed line), dan telepon genggam/selular (mobile). Sedangkan media non-elektronik diantaranya adalah bahasa isyarat, surat-menyurat, surat kabar (Koran), majalah, dan tabloid.

Dalam dunia bisnis, orang-orang yang ada dalam organisasi di dalamnya tidak dapat lepas dari kegiatan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting untuk pencapaian tujuan suatu organisasi atau manajemen.

PEMBAHASAN

Manajemen adalah komunikasi. Setiap fungsi manajemen dan aktivitas pasti melibatkan beberapa bentuk komunikasi baik langsung maupun tidak langsung. Apakah ketika melakukan perencanaan dan pengorganisasian atau pengarahan dan kepemimpinan para manajer mendapati diri mereka berkomunikasi dengan dan melalui orang lain. Keputusan manajemen dan kebijakan organisasi tidak akan efektif kecuali jika dipahami dengan penuh tanggungjawab oleh mereka yang akan melaksanakannya. Para ahli manajemen juga mengatasi bahwa komunikasi yang efektif adalah landasan dari perilaku organisasi yang beretika.

Banyak orang berfikir bahwa komunikasi adalah hal yang sederhana, karena orang berkomunikasi tanpa kesadaran berfikir dan upaya. Namun, biasanya komunikasi itu bersifat kompleks, dan kesempatan (peluang) untuk mengirim dan menerima pesan yang salah yang tidak terhitung.

Dua elemen umum dalam setiap situasi komunikasi adalah pengirim dan penerima. Pengirim adalah seseorang yang bermaksud mengirim sebuah gagasan atau konsep kepada orang lain, untuk mencari informasi atau untuk mengekspresikan suatu pemikiran atau emosi. Penerima adalah orang yang dikirimi pesan.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antarindividu melalui suatu system yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Komunikasi Bisnis, Erlangga, 2003, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A.). Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang dengan cara lisan maupun tulisan.

Komunikasi terbagi tiga (3), yaitu:

1.      Komunikasi antarpribadi (interpersonal communications), merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communication), merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda,

3.      Komunikasi bisnis, merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis.

Pada dasarnya, ada dua bentuk komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal. Komunikasi Verbal (Verbal Communications) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan maupun lisan yang mempunyai struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal dalam dunia bisnis adalah membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.

Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis, dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis. Bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan dengan tulisan relatif jarang. Penerima pesan berdasarkan alasan ini menggunakan indera pendengaran. Mendengarkan (listening) melibatkan keterampilan memahami baik fakta maupun perasaan untuk mengintrepertasikan arti pesan sesungguhnya. Setelah mendengar, seseorang baru dapat memberi tanggapan yang benar. Meskipun demikian, bukan berarti komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis mencakup surat-surat bisnis, memo, dan laporan.

Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka mencari atau memperoleh informasi tetapi jarang menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, memerlukan keterampilan mendengan (listening) dan membaca (reading).

Komunikasi Non Verbal mengacu kepada pesan yang dikirim melalui tindakan dan perilaku yang manusiawi daripada sekedar kata-kata.  Komunikasi Non Verbal (Non Verbal Communications) merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, manusia telah menggunakan gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal adalah menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan. Komunikasi nonverbal kebanyakan terjadi pada saat tatap muka.

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur yang membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain untuk mengambil buku kerja di suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal.

Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan.

Kebaikan dari komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.

Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun seringkali berkaitan dengan ucapan (lisan). Komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:

1.      menyediakan/memberikan informasi,

2.      mengatur alur suatu percakapan,

3.      mengekspresikan emosi,

4.      memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal,

5.      mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6.      mempermudah tugas-tugas khusus.

Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang harus disampaikan.

Komunikasi memerlukan proses yang cukup panjang. Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication process)  terdiri atas enam tahap, yaitu:

1.      pengirim mempunyai ide atau gagasan,

Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain (audiens). Pesan adalah rumusan berwujud dari gagasan yang dikirim kepada penerima. Persepsi adalah hal yang unik, ide yang disampaikan seseorang mungkin akan ditafsirkan secara berbeda oleh orang lain. Seorang komunikator yang baik harus dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, dan memusatkan perhatian pada hal-hal yang memang penting dan relevan. Dalam dunia komunikasi, proses tersebut dikenal sebagai abstraksi  (abstraction).

2.      pengirim mengubah ide tersebut menjadi sebuah pesan,

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna, pengirim pesa harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya.

3.      pengirim menyampaikan pesan,

Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relative pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila pesan yang panjang disampaiakn secara lisan, pesan tersebut bisa bertentangan dengan pesan aslinya. Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi dapat digunakan, media tulisan maupun lisan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan. Selain itu, pengirim juga harus memilih simbol yang digunakan untuk mengirim pesan.

4.      penerima menerima pesan,

Komunikasi antaraseseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menrima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.

5.      penerima menafsirkan pesan,

Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat manafsirkan pesan dan menerjemahkan simbol yang digunakan dalam pesan untuk menginterpretasikan arti.  Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim pesan.

6.      penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim.

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu proses komunikasi. Feedback merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara tertentu terhadap pengirim pesan.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena memberikan kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Selain itu, adanya umpan balik dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikai, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.

Tidak semua proses komunikasi itu dapat berjalan dengan lancar. Salah satu ketidaklancaran proses komunikasi yang dilakukan adalah munculnya kesalahpahaman. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor penghambat komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut dapat dikelompokkan ke dalam empat masalah utama. Masalah tersebut adalah:

1.      Masalah dalam mengembangkan pesan.

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanay pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2.      Masalah dalam menyampaikan pesan.

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak, sehingga muncul suatu grak-grek), kualitas suara sound system  yang kurang baik, lampu penerangan tiba-tiba padam, audiens terhalang oleh pilar (tiang bangunan), dan tidasan surat yang tak terbaca.

Jika anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, sebaiknya memilih tempat yang memungkinkan audiens dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang disampaikan.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. Bila dua buah pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan mungkin hanya dapat menangkap sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

 

3.      Masalah dalam menerima pesan.

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Mislnya, pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara total, tetapi dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.

4.      Masalah dalam menafsirkan pesan.

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

Seseorang berkomunikasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman dan harapan yang serupa, maka apa yang dia katakana secara otomatis cocok dengan kerangka berfikir dirinya. Bila seseorang menghadapi orang yang memiliki latar belakang berbeda, apa yang dia katakana mungkin akan ditafsirkan dari sudut pandang yang berbeda. Masalah dalam memahami pesan-pesan sebenarnya terletak pada bahasa, yang menggunakan kata-kata sebagai simbol untuk menggambarkan suatu kenyataan.

Suatu hal yang cukup menarik bahwa seseorang mungkin bereaksi secara berbeda terhadap kata yang sama pada keadaan yang berbeda. Suatu pesan yang jelas dan dapat diterima di suatu kondisi, namun dalam situasi yang berbeda suatu kata dapat membingungkan. Hal ini tergantung pada hubungan emosional antara penerima dan pengirim pesan.

Dalam melakukan komunikasi, kadang-kadang hasilnya tidak sesuati dengan apa yang kita harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang kita lakukan tidak bisa efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Untuk melakukan komunikasi yang efektif memerlukan beberapa hal, yaitu:

-         Persepsi,

Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Bila prediksinya tepat, audiens akan membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Audien sebagai penerima pesan, lalu akan mengantisipasi reaksi mereka, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaan dalam komunikasi yang dilakukan.

-         Ketepatan,

Secara umum, audiens mempunyai suatu kerangka berpikir. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, maka seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berpikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, maka yang muncul adalah miscommunications.

 

-         Kredibilitas,

Komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa para audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian juga sebaliknya, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan akan inti pesan dan maksud yang ingin mereka sampaikan.

-         Pengendalian,

Audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens tergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.

-         Keharmonisan,

Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens, sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannay. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.      Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati,

Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki audiens, gunakan bahasa yang jelas, dan mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan poin yang penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang poin-poin yang penting.

2.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudh memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan memiliki kondisi yang teratur, rapi dan nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya.

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

Agar pemberian umpan balik tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, cara dan waktu penyampaiannya harus direncanakan dengan baik. Kalau komunikator menghendaki umpan balik yang cepat, dapat dipilih sarana komunikasi yang cepat, misalnya melalui tatap muka atau melalui telepon. Tetapi, bila mpan balik yang cepat terlalu dipentingkan, sarana tulisan (surat) dapat menjadi alternatif yang baik untuk menyampaikan pesan.


PENUTUP

Komunikasi dalam dunia bisnis merupakan salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan  bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Tetapi, seringkali orang mengabaikan arti pentingnya komunikasi dalam dunia bisnis. Saluran komunikasi formal adalah saluran apa yang mengalir dalam rantai komando atau tanggungjawab tugas yang didefinisikan oleh organisasi.

Secara garis besar, ada dua bentuk komunikasi yang paling mendasar, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Komunikasi verbal berkaitan dengan komunikasi yang dilakukan baik melalui tulisan maupun lisan, misalnya dalam bentuk surat, laporan, memo, rapat kerja, dan sejenisnya. Sedangkan komunikasi nonverbal merupakan komuniksi yang digunakan tidak lewat tulisan maupun lisan, seperti menggunakan bahasa isyarat (body language), symbol, uniform, ekspresi wajah, lambing (logo) perusahaan, jarak saat berbicara, dan warna.

Dalam kaitannya dengan proses komunikasi, ada lima tahapan yang perlu diperhatikan yaitu adanya ide atau gagasan, mengubah ide ke dalam suatu pesan, menyampaikan pesan, penerimaan pesan, menafsirkan pesan, dan memberikan respons dan umpan balik (feedback).

Dalam komunikasi seringkali muncul kesalahpahaman baik dalam mengembangkan pesan, menyampaikan pesan, dalam menerima pesan, maupun dalam menafsirkan suatu pesan. Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dapat diatasi dengan memperhatikan persepsi lawan bicara, ketepatan penyampaiannya, kredibilitas pengirim pesan, dan kemampuan mengendalikan pesan.

Jadi, komunikasi (communication), adalah proses dimana informasi dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku.


DAFTAR PUSTAKA

Richard. 2003. Manajemen, Erlangga: Jakarta.

 

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Erlangga: Jakarta.

 

Kreitner, Robert, dkk. 2005. Perilaku Organisasi (Organization Behaviour), Salemba Empat: Jakarta.

 

Veithzal. 2004 Kiat Memimpin dalam Abad ke-21. Radja Grafindo: Jakarta.

 

Muhammad, Arni. 2004. Komunikasi Bisnis: Bumi Aksara.

 

Robbins, Stephen. 2002. Perilaku Organisasi. Printice Hall: Jakarta.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar